Ngày 04/12/2017, BS CK II Bùi Xuân Minh – Giám đốc Sở Y tế tỉnh đã ký ban hành Quyết định số 1094/QĐ-SYT về quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị ngành y tế Khánh Hòa.
Về quy trình nhận văn bản đến;Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng điện tử thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy định văn thư thực hiện đầy đủ các thao tác quy trình tiếp nhận văn bản điện tử có chữ ký số theo quy định về quản lý sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng bản giấy thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 5 Quy định văn thư thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trong phần mềm (mục Văn bản đến), sau đó chuyển bản giấy cho phòng chuyên môn tham mưu, lập hồ sơ.
Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng bản giấy thông thường (không qua các hệ thống thông tin): Văn thư tiến hành quét (Scan) văn bản đến, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
Cập nhật thông tin văn bản đến được quy định bao gồm các mục cơ bản như sau: Số thứ tự (số đến); ngày đến; nơi gửi; số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; tính chất (mức độ khẩn); nơi lưu; …
Về quy trình gửi văn bản đi; tất cả văn bản điện tử bắt buộc ký chữ ký số trước khi phát hành và gửi trên môi trường mạng; quy trình ký số trên văn bản điện tử thực hiện theo quy định về quản lý sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
Văn thư cập nhật thông tin phát hành văn bản trên phần mềm (mục Văn bản đi) và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử, đồng thời gửi kèm theo bản giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn bản quy định tại Điều 5. Việc lưu trữ bản giấy tại cơ quan phát hành văn bản đi được thực hiện theo quy định công tác văn thư.
Cập nhật thông tin phát hành văn bản đi bao gồm các mục cơ bản như sau: Tên loại văn bản, số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; ngày gửi văn bản; lĩnh vực, tính chất văn bản (theo mức độ khẩn); chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận; số lượng bản phát hành; số trang; tập tin đính kèm; thông tin ghi chú khác..
Sở Y tế lưu ý: danh mục văn bản gửi trong phạm vi nội bộ cơ quan, đơn vị đều trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, ngoại trừ văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan theo quy định hiện hành (theo khoản 1, Điều 4 của Quy định). Danh mục văn bản gửi đến các cơ quan, đơn vị của ngành hoặc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh hoàn toàn dưới dạng điện tử (theo Khoản 2, Điều 4 của Quy định) bao gồm: Giấy mời họp và tài liệu kèm theo;Thông báo; Thông cáo; Công điện; Văn bản để biết, để báo cáo; Văn bản góp ý bản dự thảo và tài liệu kèm theo. Văn bản hướng dẫn; Văn bản phối hợp xử lý công việc. Báo cáo định kỳ; Báo cáo thống kê, tổng hợp; Báo cáo chuyên đề. Các tài liệu gửi kèm theo các hình thức văn bản nêu trên.
Tại mục “Nơi nhận”, đề nghị ghi “Văn bản điện tử” hoặc “VBĐT” và phải có chữ ký số của cơ quan theo quy định.
Danh mục văn bản vừa gửi điện tử và gửi giấy (theo Điều 5 của Quy định), tại mục “Nơi nhận”, không ghi “Văn bản điện tử” hoặc “VBĐT”; phải có chữ ký số của lãnh đạo, chứng thư số của cơ quan theo quy định và thực hiện gửi với hai hình thức.
Có một số đơn vị chưa được cấp chứng thư số, trong thời gian chờ được cấp chứng thư số thì vẫn thực hiện ký, đóng dấu theo phương thức truyền thống, nhưng phải thực hiện gửi theo hướng dẫn tại điểm (a), (b) của khoản 2 văn bản này.
Hữu Lai