Ngày 26/3/2015, Văn phòng Sở Y tế tỉnh Khánh Hòa đã tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư lưu trữ. Tham dự có hơn 40 cán bộ, nhân viên của tất cả các đơn vị trực thuộc trong toàn ngành.
ThS.Đặng Thị Minh Phượng- Chánh Văn phòng Sở Y tế- đã báo cáo các nội dung liên quan đến công tác văn thư, các văn bản pháp quy công tác lưu trữ văn thư, những yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư, ThS. Phượng đã dành nhiều thời gian để phân tích cụ thể những điểm mạnh, điểm chưa tốt đối với công tác văn thư lưu trữ của từng đơn vị từ khâu tiếp nhận; đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao văn bảo đến; công tác quản lý văn bản đi; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng của văn bản; đăng ký văn bản đi;làm thủ tục; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; về trách nhiệm lưu văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức.
Các lưu ý khi lập hồ sơ là theo chức năng, nhiệm vụ mà các cá nhân phụ trách; mỗi chức năng, nhiệm vụ có một hồ sơ; hồ sơ nguyên tắc không đưa vào lập hồ sơ; những văn bản nào không liên quan đến vấn đề của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ đó; lập hồ sơ là lưu thứ tự tất cả tài liệu có liên quan đến một vấn đề, vụ việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ. Ngoài ra, ThS. Phượng cũng lưu ý các văn thư ít nhất 3 lần/ngày cần truy cập website syt.khanhhoa.gov.vn để cập nhật các văn bản do Sở y tế đăng tải, các thư mời, giấy mời tham dự các cuộc họp trong toàn ngành.
Bảo Trâm