Liên kết website








Y tế cơ sở
Xây dựng quy trình chuẩn quản lý chất lượng xét nghiệm
[Đăng ngày: 18/09/2016]
Ngày 23-27/8/2016, Trung tâm Kiểm chuẩn chất lượng xét nghiệm Y học – Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh phối hợp cùng Sở Y tế tỉnh Khánh Hòa tổ chức lớp đào tạo “Quản lý chất lượng xét nghiệm: Xây dựng Quy trình chuẩn (SOPs)”.
    Học viên lớp tập huấn là lãnh đạo và chuyên viên quản lý Sở Y tế, lãnh đạo và chuyên viên quản lý chất lượng bệnh viện, Trưởng khoa, nhân viên phụ trách về chất lượng, nhân viên phụ trách về an toàn sinh học, nhân viên xét nghiệm.
    Theo PGS.TS Vũ Quang Huy – Giám đốc Trung tâm Kiểm chuẩn chất lượng xét nghiệm Y học – Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh, hệ thống quản lý chất lượng (QSE) có 12 yếu tố then chốt là Tổ chức; Nhân sự; Trang thiết bị; Mua bán kiểm kê vật tư; Quản lý quy trình; Tài liệu hỗ trợ; Quản lý thông tin; Quản lý sự cố; Đánh giá; Cải tiến quy trình; Dịch vụ khách hàng và Cơ sở vật chất an toàn.
    SOP được định nghĩa gồm 3 nội dung: Quy trình thực hành chuẩn, quy trình thao tác chuẩn và quy trình chuẩn (Standard Operating Precedure). Quy trình thực hành chuẩn là văn bản hướng dẫn cụ thể, chỉ rõ cách tiến hành một công việc cụ thể trong công tác quản lý và chuyên môn nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách thống nhất theo đúng quy định.
    Tầm quan trọng khi thực hành SOP là tạo ra hiệu quả công việc, đảm bảo các quá trình được thực hiện đúng và tối ưu, 100% nhân viên được đào tạo để thực hiện công việc một cách nhất quán, hiệu quả. Lợi ích của SOP còn là sự chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sự khác biệt khi thực hiện; hỗ trợ nâng cao chất lượng kết quả công việc; giảm thiểu sai sót khi trao đổi thông tin, khi có sự thay đổi nhân viên; ngoài ra lợi ích của SOP giúp giảm tải công việc; tiết kiệm vật tư tiêu hao; quản lý quy trình công việc. Theo Quyết định 5530/QĐ-BYT ban hành hướng dẫn quy trình chuẩn trong xét nghiệm có 2 nội dung là SOP quản lý và SOP kỹ thuật. Đối với xây dựng quy trình chuẩn cần thực hiện các bước: Lập kế hoạch xây dựng; Rà soát và chỉnh sửa; Phê duyệt và ban hành; Tập huấn và sử dụng; Sửa đổi bổ sung và lưu trữ.
    Khi lập kế hoạch xây dựng SOP, danh mục quy trình chuẩn được căn cứ trên danh mục kỹ thuật đã được phê duyệt của đơn vị. Các công việc liên quan đến quản lý chất lượng. Phân loại công việc ưu tiên tại phòng xét nghiệm.
    PGS.TS Huy lưu ý một quy trình chuẩn tốt là quy trình chính xác, rõ ràng; được lãnh đạo xem xét phê duyệt; được cập nhật thường xuyên; dễ hiểu và dễ làm theo đối với tất cả nhân viên.
    Hiện nay các cơ sở y tế sở dĩ không tuân thủ quy trình chuẩn vì những lý do như khó tiếp cận, không thực tế hoặc không được phê duyệt. Theo PGS.TS Huy cách tốt nhất để soạn thảo quy trình thao tác chuẩn là: Thực hành; Soạn thảo và Kiểm tra.
    Tại lớp tập huấn PGS.TS Huy cũng dành nhiều thời gian để giúp học viên hiểu được sự khác biệt giữa các tài liệu và hồ sơ; Mô tả hệ thống phân cấp các tài liệu và vai trò của từng cấp; Phác thảo nội dung của sổ tay chất lượng; Phác thảo nội dung trong quy trình thực hành chuẩn; Giải thích các bước thực hiện quan trọng, hoặc các yếu tố của một hệ thống quản lý tài liệu trong phòng thí nghiệm; Mô tả các phương pháp và công cụ để lưu trữ tài liệu và hồ sơ đúng.
    Đối với tài liệu là bao gồm các chính sách, quá trình, và quy trình bằng văn bản, cần cập nhật và duy trì. Còn hồ sơ là bao gồm thông tin trong các quá trình; lâu dài, không cần cập nhật; Một chương trình kiểm soát tài liệu tốt là phiên bản mới nhất được sử dụng, sẵn có và dễ tiếp cận.
    Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ đó là, tài liệu trao đổi thông tin thông qua chính sách, quá trình, và quy trình, cần cập nhật; còn hồ sơ ghi lại các thông tin trên các bản làm việc, phiếu và biểu đồ, cố định, không thay đổi.
Chính sách luôn được xác định trong sổ tay chất lượng, còn quy trình là một loạt các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để chuyển từ đầu vào thành đầu ra (ISO 9000 4.3.1). Quá trình mô tả các bước có liên quan để thực hiện theo các chính sách chất lượng đã đề ra; Được trình bày một cách dễ dàng dưới dạng các sơ đồ; Bao gồm một loạt các bước, thường xảy ra trong một khoảng thời gian.
Đối với quy trình là cách chúng ta làm thế nào. Quy trình chuẩn (Standard Operation Practice – SOP) hướng dẫn thực hiện một hoạt động duy nhất từng bước; Job Aid, một phiên bản ngắn của SOP, không thay thế SOP.
Đối với tài liệu cần được phân cấp, làm như thế nào, nó xảy ra như thế nào và làm cái gì. Tài liệu giúp hướng dẫn cần thiết cho phòng xét nghiệm (SOPs và tài liệu tham khảo), các yêu cầu về tiêu chuẩn của một phòng xét nghiệm; tài liệu là công cụ trao đổi thông tin của hệ thống chất lượng. Hướng dẫn bằng miệng thường nghe không hết ý, hiểu nhầm, chóng quên, khó tuân theo. Hướng dẫn bằng văn bản (tài liệu) chính xác, dễ thực hiện theo.
PGS.TS Huy nhấn mạnh một quy tắc phải tuân thủ “Làm cái gì bạn đã viết và viết cái gì bạn đã làm”. Tài liệu tốt phải rõ ràng, chính xác, dễ sử dụng, minh bạch và được cập nhật. Nhân viên phải dễ truy cập thực hiện, giúp hướng dẫn xử lý mẫu; hướng dẫn vẽ biểu đồ, kiểm soát chất lượng và cách khắc phục lỗi; quy trình an toàn.
Đối với sổ tay chất lượng mô tả hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức (ISO 15189) giúp trao đổi thông tin; phục vụ như là một khung hay lộ trình để đạt được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng; thể hiện cam kết của người quản lý với chất lượng.
PGS.TS Huy lưu ý sổ tay chất lượng cần một phiên bản chính thức; không bao giờ là “xong”, luôn được cải tiến; tất cả mọi người đọc và chấp nhận; sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu là một việc rất lớn và vô cùng hữu ích.
Quy trình thực hành chuẩn (SOPs) là tài liệu mô tả từng bước thực hiện một xét nghiệm; một SOP cần đảm bảo tính thống nhất, chính xác và chất lượng.
Khi chuẩn bị viết SOP cần chú ý những thành tố: Xác định quy trình để sử dụng; Quy định thời gian cập nhật; Xem xét tất cả tài liệu; Đánh giá giá trị khoa học và viết từng bước. Đối với Job Aid là hướng dẫn công việc nhanh; đó là phiên bản rút gọn của SOP, viết tay hoặc in, đặt ở nơi làm việc chỗ dễ nhìn, công cụ hữu ích để đảm bảo các bước thực hiện đúng.
Về hệ thống đánh số cần hệ thống đánh số duy nhất. Không cần thay đổi một hệ thống đang hoạt động tốt. Một hệ thống: chữ cho loại tài liệu và số thì tăng dần, B1, B2, B3 cho sách và T1, T2 cho các văn bản chính thức. Đánh số cho tất cả các trang của tài liệu. Tham khảo tài liệu theo mã của tài liệu, số trang, nơi để: ví dụ sách số 2, trang 188-200, trên giá sách số 1: B2, 188-200, BS1.  
Một số vấn đề hay gặp trong kiểm soát tài liệu là tài liệu cũ, phân phối quá nhiều tài liệu và khó duy trì trong hệ thống, thiếu sự kiểm soát tài liệu nội bọ và tài liệu từ bên ngoài.
PGS.TS Huy nhấn mạnh hồ sơ rất cần thiết vì giúp giám sát liên tục hệ thống chất lượng; theo dõi mẫu trong suốt quá trình; xác định vấn đề và là công cụ quản lý. Hồ sơ phòng xét nghiệm gồm: Bảng làm việc, bản in từ thiết bị, hồ sơ bảo trì, dữ liệu kiểm soát chất lượng, hồ sơ EQA/PT, kết quả bệnh nhân, sổ nhận mẫu.
Kết quả xét nghiệm bao gồm thông tin sau (ISO 15189): Tên loại xét nghiệm; Tên phòng xét nghiệm; Mã số của bệnh nhân; Tên và địa chỉ của người yêu cầu; Ngày và thời điểm lấy mẫu; Thời điểm nhận mẫu tại phòng xét nghiệm; Ngày và thời điểm trả kết quả; Loại mẫu lúc ban đầu; Kết quả (đơn vị SI...); Khoảng tham chiếu sinh học; Giải thích; Tên chữ ký người trả kết quả.

  Hồng Sơn
 
Chi tiết
Các tin khác
Tìm kiếm
    

  



 

THỜI TIẾT
Độ ẩm:
Gió:
Thống kê online

Đang online: 235

Số lượt truy cập: 9351100
SỞ Y TẾ TỈNH KHÁNH HÒA
Khu liên cơ Số 2, 03 Hàn Thuyên, TP. Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa
Điện thoại: 058.3822987 Fax: 058.3827908 Email:syt@khanhhoa.gov.vn
Website: https://syt.khanhhoa.gov.vn
Chịu trách nhiệm chính: BS. CK2 Lê Văn Khoa - Giám đốc Sở Y tế tỉnh Khánh Hòa 
Chung nhan Tin Nhiem Mang