Trong quản lý cung ứng vật dụng can thiệp phục vụ hoạt động phòng, chống HIV/AIDS, tuyến tỉnh, huyện, xã phường cần hiểu rõ nhiệm vụ, quy trình thực hiện các hoạt động lập kế hoạch, mua sắm, phân phối, tiếp nhận, bảo quản vật dụng can thiệp nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng tốt nhất tới người sử dụng.
Người cán bộ trong lập kế hoạch cần thu thập thông tin, tổng hợp nhu cầu của các đơn vị tuyến dưới; rà soát kết quả thực hiện hoạt động can thiệp giảm tác hại năm trước, rà soát lại số đối tượng can thiệp dự kiến tiếp cận được trong năm từ các ban ngành liên quan như Chi cục Phòng chống tệ nạn xã hội, công an, kết quả điều tra, nghiên cứu, khảo sát, mapping… Nội dung bản kế hoạch nhu cầu gồm chỉ tiêu về số lượng; ước tính tổng nhu cầu từng loại vật dụng can thiệp trong năm; ước tính nhu cầu phân bổ từng loại vật dụng can thiệp trong năm.
Chi tiết xây dựng kế hoạch có 4 bước. Đầu tiên là xác định mục tiêu, chỉ số, chỉ tiêu của năm tới; lượng vật dụng can thiệp sẵn có trong hệ thống; tính toán nhu cầu mua sắm hàng năm trên cơ sở định mức sử dụng vật dụng của đối tượng đích theo hướng dẫn tại quyết định số 01/QĐ-AIDS ngày 05/01/2015 của Cục trưởng Cục Phòng chống HIV/AIDS về việc Ban hành hướng dẫn can thiệp giảm hại dự phòng lây nhiễm HIV cho người nghiện chích ma túy. Ví dụ như sau: Ước tính nhu cầu BKT: Số BKT/năm N x m x 365 ngày; Số BKT/năm là số BKT dự kiến đề nghị nhận/ mua trong năm; (N) là số người TCMT ước tính được tại cộng đồng; (m) là số lần tiêm chích trung bình của 1 người TCMT trong 1 ngày; Ước tính 02 chiếc/ngày; Tổng hợp số lượng từng mặt hàng; Xác định mức độ tồn kho an toàn cho mỗi loại mặt hàng theo từng tuyến; Điều chỉnh để đảm bảo tồn kho an toàn, thời gian chờ hàng và dự phòng mất mát hoặc lãng phí; Tổng nhu cầu vật dụng của tỉnh trừ đi số lượng vật dụng trong kho và số lượng vật dụng đã được đặt hàng chưa về, số lượng vật dụng cần cung ứng cho năm tiếp theo.
Bước hai là rà soát kế hoạch sau đó lãnh đạo xem xét, phê duyệt bản kế hoạch chung của tỉnh, gửi nhu cầu kế hoạch trước quý 3 của năm trước năm lập kế hoạch hoặc đột xuất về Cục Phòng chống HIV/AIDS. Sau khi đơn vị ủy thác được lệnh của Cục Phòng chống HIV/AIDS phân phối, điều chuyển vật dụng can thiệp cho các tỉnh; quy trình tiếp nhận, bảo quản vật dụng can thiệp tại kho lưu trữ của tỉnh gồm 4 bước (1) bố trí kho và nhân sự tiếp nhận; (2) kiểm tra đối chiếu, phối hợp với đơn vị ủy thác trong việc tiếp nhận hàng hóa đúng kế hoạch hàng quý/ đột xuất; kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng vật dụng can thiệp theo đúng quyết định phân bổ; (3) tiếp nhận, sau khi kiểm tra các thông tin hàng hóa chính xác, trình bộ phận kế toán và lãnh đạo cơ quan ký biên bản giao hàng hóa; (4) nhập kho, tiến hành nhập kho vào phần mềm quản lý hàng hóa, bảo quản hàng hóa theo các quy định. Vật dụng can thiệp được sắp xếp trên giá theo chủng loại, lô sản xuất, hạn dùng để những lô nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ xuất trước (nguyên tắc FEFO), nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO) đồng thời lập phiếu nhập kho, phần mềm theo quy định.
Bước 5 là quy trình bảo quản, hàng ngày, thủ kho sẽ cập nhật về nhiệt độ, độ ẩm vào sổ theo dõi nhiệt độ độ ẩm để đảm bảo vật dụng can thiệp được bảo quản theo đúng quy định. Thủ kho thường xuyên làm vệ sinh khu vực kho, đảm bảo kho sạch sẽ, gọn gàng, không bị ảnh hưởng bởi côn trùng gây hại (như mối, mọt, chuột, gián...). Có sơ đồ kho hoặc đánh dấu, mã số các vị trí hàng hóa trong kho theo trình tự để dễ dàng theo dõi, bổ sung, tìm kiếm một sản phẩm. Sắp xếp các thùng hàng theo chiều mũi tên chỉ lên trên và nhãn quay ra ngoài để dễ dàng nhận biết sản phẩm. Bao bì hàng hóa phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản, không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này sang loại khác. Các hàng hư hỏng, hàng hết hạn sử dụng cần được cách ly ở khu vực biệt trữ và có dấu hiệu nhận biết. Tuyệt đối không cấp phát vật dụng đã hư hỏng, hết hạn sử dụng.
Thủ kho chỉ nhập hàng vào kho khi hàng hóa có chứng từ đầy đủ, trước khi nhập hàng vào kho. Thủ kho chỉ tiến hành xuất hàng khi có kế hoạch phân phối đã được phê duyệt và có phiếu xuất. Thường xuyên kiểm tra (ít nhất tháng/1 lần) số lô và hạn dùng của các loại thuốc, sinh phẩm, luôn áp dụng nguyên tắc FEFO khi xuất kho. Đối với các trang thiết bị, vật tư tiêu hao không có hạn dùng, luôn áp dụng nguyên tắc FIFO khi xuất kho.
Thủ kho cập nhật sổ xuất nhập/thẻ kho sau mỗi lần xuất nhập. Trên thẻ kho/sổ xuất nhập cần có các thông tin về: Tên sản phẩm, lô sản xuất, hạn sử dụng, đơn vị tính. Thông tin cần cập nhật sau mỗi lần xuất nhập bao gồm: Ngày xuất/nhập, nơi chuyển đi/chuyển đến, số chứng từ, số lượng xuất nhập, tồn sau từng lần xuất nhập...
Định kỳ kiểm kê ít nhất 1 tháng/lần, đối chiếu số lượng giữa sổ sách theo dõi và thực tế. Tất cả các sai lệch thất thoát phát hiện trong quá trình kiểm kê đều phải được điều tra, tìm hiểu nguyên nhân. Thủ kho lưu lại biên bản mỗi lần kiểm kê với đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia theo mẫu 5 ban hành kèm theo hướng dẫn.
Định kỳ kiểm tra tình trạng hàng hóa ít nhất 1 tháng/lần để phát hiện những biến chất, sự cố trong quá trình bảo quản.
Thường xuyên kiểm tra tình trạng vận hành của các thiết bị trong kho, có kế hoạch duy tu bảo dưỡng để đảm bảo các thiết bị trong tình trạng hoạt động tốt. Thủ kho chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo tồn kho định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo quy định của chương trình.
Văn Hanh