Tại hội thảo chia sẻ kết quả các hoạt động phòng chống tác hại của thuốc lá năm 2017-2018, phổ biến ưu tiên và nhiệm vụ kế hoạch năm 2019-2020, các tỉnh, thành phố đã được Quỹ Phòng chống tác hại thuốc lá-Bộ Y tế Hướng dẫn quy chế chi tiêu và quy trình thanh quyết toán của kinh phí Quỹ Phòng chống tác hại thuốc lá.

Theo CN.Trần Quang Thắng – Phụ Trách kế toán – Quỹ Phòng chống tác hại của thuốc lá (Bộ Y tế), quy trình thanh quyết toán bao gồm: (1) Đề nghị tạm ứng/ thanh toán/ quyết toán; (2) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ; (3) Thẩm định hồ sơ; (4) Lãnh đạo quỹ phê duyệt hồ sơ; (5) Thông báo và triển khai; (6) Kiểm soát nghiệp vụ kinh tế phát sinh; (7) Lập chứng từ ghi sổ; (8) Lập báo cáo tài chính và quản lý chứng từ; (9) Kiểm toán độc lập; (10) Kiểm toán nhà nước.

Ông Trần Quang Thắng cho biết, yêu cầu công tác tài chính-kế toán, căn cứ vào luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng năm 2015; Thông tư số 58/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội-nghề nghiệp; Thông tư số 15/2013/T -BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân; Quyết định số 17/2009/QĐ-TTg về một số gói thầu, nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại điều 26 Luật Đấu thầu; Các Văn bản hướng dẫn hiện hành về quản lý tài chính.

Về chế độ kế toán, theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Toàn bộ hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính hiện hành. Đối với các nguyên tắc chính về quản lý tài chính, thiết lập và duy trì hệ thống sổ kế toán cho phép xác định rõ các nguồn kinh phí đảm bảo sử dụng có hiệu quả các khoản kinh phí Quỹ hỗ trợ theo nguyên tắc minh bạch và trách nhiệm giải trình đầy đủ trên cơ sở các văn bản đã được phê duyệt; Đảm bảo thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và đáng tin cậy. Đối với chế độ và định mức chi tiêu, việc chỉ tiêu phải đáp ứng những yêu cầu sau đây: Đã được các bên liên quan phê duyệt trong kế hoạch công tác và dự toán ngân sách; Tuân thủ các định mức, chế độ, tiêu chuẩn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và các quy định hiện hành của nhà nước; Được người duyệt chi phê duyệt; Có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Nguồn tham chiếu các định mức chi tiêu: Các quy định hiện hành của nhà nước đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp; Chế độ và định mức chi tiêu hiện hành của nhà nước.

Đối với quy định về thanh toán, việc thanh toán và chi trả phải đảm bảo thực hiện nhất quán nguyên tắc phân định trách nhiệm rõ ràng, minh bạch giữa các nhân sự tham gia vào quá trình thanh toán và chi trả; Các khoản chi phải được Giám đốc dự án hoặc cán bộ thay thế duyệt chi; Đối với các hoạt động hội thảo, họp, tập huấn, công tác giám sát, nếu việc chi trả bằng séc hoặc chuyển khoản mà không khả thi, thì có thể rút tạm ứng bằng tiền mặt để chi trả cho các hoạt động này trên cơ sở các khoản chi tiêu bằng tiền mặt đã được phê duyệt theo kế hoạch quý; Khoản tạm ứng này chỉ được rút trong vòng 05 ngày làm việc trước khi hoạt động diễn ra và phải được quyết toán trong vòng 30 ngày làm việc sau khi hoạt động kết thúc; Số tiền tạm ứng còn dư phải nộp vào tài khoản ngân hàng ngay sau khi quyết toán; Tăng cường việc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, kho bạc, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt.

 Đối với quản lý tài sản cố định, vật tư, dụng cụ, công cụ (các bệnh viện), quy định tài sản có hình thái vật chất của Quỹ được chia thành tài sản cố định hữu hình (còn được gọi là tài sản không tiêu hao) và vật tư, dụng cụ thường dùng (còn được gọi là tài sản tiêu hao). Tài sản cố định là tài sản được xác định theo Thông tư số 45/2014/T -BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Trách nhiệm của đơn vị: Giao quyền sử dụng, quản lý tài sản, vật tư, dụng cụ, công cụ tại Phòng tư vấn cai nghiện; Kiểm tra quản lý, sử dụng tài sản của Phòng tư vấn cai nghiện; Kiểm kê, dán tem tài sản; Tổng hợp báo cáo định kỳ với Quỹ theo quy định; Thanh lý, xử lý tài sản (nếu có); Quản lý vật tư, dụng cụ, công cụ: kế toán mở sổ theo dõi chi tiết vật tư, dụng cụ, công cụ; Việc cấp phát vật tư, dụng cụ, công cụ phải theo kế hoạch được thủ trưởng đơn vị phê duyệt.

Đối với quyết toán hoạt động: Kèm theo toàn bộ chứng từ gốc có thủ trưởng duyệt, đóng dấu (nếu có); Các sản phẩm đầu ra kèm theo chứng từ trả phí như chi tiền viết bài kèm bài viết, chi dịch bài kèm bài dịch, chi xây dựng phim kèm băng đĩa và lịch phát sóng, chứng nhận phát sóng; Bằng chứng hoạt động, ảnh chụp: hội nghị, hội thảo, tập huấn, mít tinh, truyền thông trực tiếp, nói chuyện chuyên đề, giám sát,.. Báo cáo hoàn thành hoạt động. Yêu cầu chung về chứng từ thanh quyết toán: Mẫu biểu chứng từ thanh toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Giấy đi đường phải thể hiện đầy đủ thông tin: tên, thời gian đi và về của người công tác, phương tiện đi lại, đóng dấu nơi đi, đến và có chữ kí của người đi công tác. Lưu ý cán bộ đơn vị nào thì thủ trưởng của cơ quan quản lý cán bộ đó ký và đóng dấu trên giấy đi đường. Hóa đơn tài chính dưới 200.000 đồng có thể dùng Bảng kê mua hàng (mẫu Thông tư số 107/2017/TT-BTC), biên lai, hóa đơn bán lẻ. Từ 200.000 đồng trở lên phải có hóa đơn tài chính; Tất cả các hóa đơn phải có đầy đủ chữ kí của người mua hàng, thông tin liên quan.

Một số yêu cầu về chứng từ thanh toán: Hợp đồng phải đánh số trang và có dấu giáp lai giữa các trang; Hoạt động nếu đơn vị không trực tiếp thực hiện mà giao cho cơ quan khác thì bổ sung thêm hợp đồng trách nhiệm và thanh lý sau khi kết thúc hoạt động. Chữ kí, con dấu: Các chứng từ phải có thủ trưởng đơn vị duyệt, ghi đầy đủ họ tên và chữ ký. Đối với đơn vị có con dấu và tài khoản (cấp Cục, Viện và các đơn vị khác) thì toàn bộ hồ sơ quyết toán bao gồm chứng từ, bảng kê chi tiền, báo cáo, công văn phải có thủ trưởng duyệt và đóng dấu. Tuyệt đối không được phép ký thay trên chứng từ nhận tiền, nhận tài liệu.

Ông Thăng cho biết, một số yêu cầu khác đó là ngày tháng giữa các chứng từ phải phù hợp diễn biến hoạt động; Các chứng từ trả phí phải có sản phẩm được lãnh đạo duyệt, ví dụ như trả tiền viết bài, dịch bài, góp ý tài liệu; Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, trung thực, kịp thời, tiết kiệm, hiệu quả; Chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; Số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng bỏ cách dòng; Chứng từ tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán; Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị, cơ quan cấp trên, nhà tài trợ và pháp luật. Nghiêm cấm việc lập chứng từ giả, khai khống sự việc để thanh toán. Cá nhân, tập thể nào làm sai phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi hoàn số tiền thanh toán khống này. 

Đối với hướng dẫn chứng từ cần thiết theo nội dung chi, đi công tác, giám sát phải có chứng từ chung, bảng tổng hợp quyết toán, bảng nộp thuế TNCN đối với các khoản thu nhập trên 1 triệu (nếu có). Trong trường hợp cá nhân tự thấy chưa đến mức phải nộp thuế TNCN thì không phải khấu trừ nhưng phải có bản cam kết (theo mẫu của Cơ quan Thuế-đinh kèm); Công văn mời hoặc giấy mời, chương trình hội thảo (có bút phê cử đi công tác của thủ trưởng đơn vị); Báo cáo hoàn thành hoạt động; Kèm theo toàn bộ chứng từ gốc có thủ trưởng duyệt, đóng dấu; Bằng chứng hoạt động: đi giám sát có công văn gửi tới địa phương, ảnh chụp, báo cáo giám sát, biên bản giám sát; Nếu các đơn vị không trực tiếp thực hiện mà giao cho cơ quan khác phải có hợp đồng trách nhiệm (Ví dụ: giao cho các Sở ban ngành khác trong tỉnh).

Đối với công tác kiểm tra, kiểm toán, phạm vi gồm cả Quỹ và các đơn vị thực hiện hoạt động; Công tác kiểm toán độc lập do Quỹ tổ chức và chi trả phí cho kiểm toán; Đơn vị là đầu mối thực hiện hoạt động chịu trách nhiệm giải trình về những hoạt động do Đơn vị mình thực hiện; Công tác kiểm tra tài chính tại chỗ do Quỹ tổ chức kiểm tra hàng năm để nâng cao năng lực, phát hiện sai sót, ngăn ngừa lỗi trong quản lý.

Anh Huy